在以前的工程建设过程中，工程资料只作为一项不被重视、视为可有可无、最后通过各种渠道归档、交馆就万事大吉的简单工作。于是工程项目资料员岗位也基本上是那些被认为无法从事现场施工技术管理、文化程度不高的员工所任职。但是随着社会的发展，国家对基础设施的投入大大加强，对建筑工程的质量、进度等各方面要求的更加严格，也更加规范，由于工程项目一般都具有隐蔽工程，所以对于工程质量的检查以及规范，就要通过工程资料来体现，一个工程项目资料的完整与质量的好坏直接影响到对这个工程项目的评价，所以工程资料的管理是工程建设过程中一个非常重要的组成环节。建筑工程资料是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容，它是城建档案的重要组成部分，也是工程竣工交付使用的必备文件，又是对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据。建筑资料管理工作直接反映了一个建筑施工企业的管理水平。
住房和城乡建设部要求建立并管好城市基础设施建设档案，进一步加强对工程项目建设档案管理的重要性和紧迫感的认识，并明确指出：任何一个工程，如果技术资料不符合有关标准规定，则判定该工程不合格，对工程质量具有否决权，足见资料管理的重要性。由此可以看出工程资料的合规性、合法性、同步性、完整性等方面对于整个工程建设的重要性，那么如何建立健全工程资料员队伍的数量、素质、能力即成为建设工程中重要的问题之一。
资料员岗位所必备的素质
诸多年来由于建筑市场的不规范性，大多数单位都只重视实体，不重视资料。认为工程资料无非就是照搬照抄，都是统一模板，按照表格和规范规定的要求编写就行了，脱离了现场，脱离了资料可以追根溯源，是界定工程实体特别是隐蔽工程是否经过检验合格的重要作用。
当然做好资料的管理，做好资料员，不光在态度上、在思想上有能动性，有责任心，还必须要具备一定的建筑专业知识，因为建筑工程资料员的工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作，所以必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力。随着中国建筑市场的规范，建筑资料员社会需求量逐年提高，现在资料员已成为工程行业必不可少的专业人才。首先资料员岗位必备知识：熟悉国家、省、市城市档案工作法律、法规、政策、规定、标准;能看懂一般工业与民用建筑(市政)施工图，能编制修改工程竣工图(包括重新绘制基础竣工图);了解各种建筑结构施工技术和方向;能正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格;了解工程测量有关知识，熟悉工程定位测量、施工测量、竣工测量，并能填写相应的工程测量技术文件及表格;了解文秘基础知识，熟悉城市建设活动的报告、批复、通知、纪要等应用公文的编写方法;熟悉城市建设工程档案的内容、范围。掌握工程档案的收集、编制、整理的方法，了解计算机在档案管理中的作用和基本知识。
综上所述，资料员绝不是随便安排一个人就能胜任的，资料员岗位是一个重要的技术管理岗位。一个优秀的、称职的、全面的资料员与项目总工的重要性可以相提并论，对于技术质量管理完全可以起到成败的重要作用。所以应统一思想，高度重视资料管理，重视资料员岗位。
资料员管理的职责
对于目前工程资料员来说，明确自己的职责也是充分做好本职工作的前提。很多工程资料员没有一个很好的工作职责分析导致工作没有目标性。工程资料员应随工程进度及时收集、整理，并且应按照专业进行归档，认真填写，字迹清晰，项目信息齐全、准确、真实。表格应采用本地区建筑行政管理部门或者档案管理部门的统一格式。工程资料应该采用分级管理的方式，各项目技术负责人应负责本项目工程资料的全过程技术管理工作，而资料员则是负责全过程资料的收集、整理和归档管理工作。
这里的收集、整理和归档工作，主要规定的资料员的职责范畴是：负责工程项目资料、图纸等档案的收集和管理;施工过程中的各类图纸、变更洽商、工程合同以及其他方面的文件资料的收发、保管工作;做好工程报告、工作联系单、通知单、工程图纸的收集发放登记台账工作;做好测量记录、检试验记录、隐蔽记录等方面的收集管理和建立台账工作。
如何培养自有资料员
目前现状，各项目都配备了资料员，但是资料员的来源花样繁多。有的项目是自有在编的资料员，有的资料员是外聘员工，更有的项目资料是承包给当地的资料管理承包商。所以资料员的素质能力也就良莠不齐，做出来的资料质量自然而然参差不齐。那么面临着资料管理越来越高度规范等要求，培养企业自己的资料员则是亟待需要解决的重中之重的问题之一。
培养资料员和培养一名技术员、一名项目总工是一个道理，均可以采用各种培训会议、师带徒等形式。首先必须选择自有的员工充实到资料员岗位上，这样从体系建立起来，然后让在资料管理岗位上拥有多年的实战经验，有丰富的归档、交馆经历的资料员作为老师，根据在岗资料员素质能力的不同，分批次进行集中培训。以前的培训把初级、中级、高级等资料员都放在一起培训，有的资料员只能认知听懂一些初步资料知识，而高级资料员则是点名报到，充充数罢了，既浪费了时间又浪费了精力，此类培训没有起到最初的作用。另外就是资料的培训也不可能像在学校授课一样，拥有多少课时，手把手把学员教会，那么工作中有一个可以授道解惑的老师尤为重要，各单位应该抽取一批高级资料员，按区域、按项目划分，以师带徒的方法，把那些初级的、中级的资料员进行随时随地培训、授课，以达到全员提高的目的。这样的过程循环往复，资料员的队伍将会日渐壮大，资料管理工作将会不断提升。
结合集团公司深化改革，“回归经营本质”，四支人才队伍建设的重要部署和要求，对于资料员岗位定义发生了与以往完全不同的定义。项目资料员所收集、归档管理的资料是除了财务资料之外的全部工程资料，这对于资料员的综合素质要求将是专业的、全面的、系统的。资料员必须具备一定的技术、质量、经营、履约方面的知识，可将上述资料按照资料归档清单且结合其存档的重要性，分门别类的进行收集、归档等管理。这对于资料员的专业知识的全覆盖，专业程度的深入都将是一次重要的考验，同时也是对于资料员晋升商务经理助理和商务经理提供的一条便捷通道。(中冶天工集团有限公司 范志富)
