白娜娜
河南省义马新天地实业有限公司 472300
当前在企业人力资源管理工作中，员工的人事档案管理工作难度较大。档案是企业员工学历、身份、工作经历等重要文件资料。从人力资源角度阐述，档案与员工薪酬、社会劳动保障等内容存在密切联系。部分煤炭企业在员工人事档案管理中，缺乏重视程度与创新意识，管理方式较为落后，导致工作人员工作压力大，需要消耗大量时间在档案整理、统计以及管理中。由于人事档案数量多，工作量大，档案管理失误时常发生。针对这一问题，企业应当摒弃落后档案管理模式，加强人事档案管理标准化、规范化、信息化工作开展，从而推动企业发展。
(一)强化档案管理意识。企业管理者在日常工作中，应当起到一定的榜样作用，积极转变自身思想认知，重视认识管理作用，重视档案管理工作开展。而人事档案管理人员，需要树立相应的职业认知与职业观念，在日常档案管理工作中，要严格遵守企业规章制度，同时还要树立正确职业观念，注意保密纪律，提升工作效率。为有效提升企业人事档案管理的意识，可从三方面采取措施。首先，需要责任到人，设立专门监督人员，负责档案管理工作开展，制定完善奖惩制度，并与员工工资、奖金相关联，调动员工工作积极性。凡是档案管理人员在工作中出现档案管理失误等，需要采取一定惩罚措施。其次，要鼓励企业各部门员工提出意见与建议，从而推动改进档案管理工作有序开展。最后，企业需要加大对档案管理部门的资金、设备投入，及时更新软、硬件设施设备。
(二)全面引入信息技术。当前我国信息技术高速发展，已经步入信息时代。为此企业需要紧跟时展步伐，将信息技术运用在企业人事档案管理工作中，确保工作效率及工作质量得到进一步提升。例如在日常档案管理工作中，工作人员可依据档案性质进行分类，继而将完成分类的档案录入到信息库中，运用计算机技术的准确性以及便捷性特征，对档案进行筛选，使得管理者能够准确、快速找到相应人员信息，工作时间大大缩减，工作效率得以提升，使企业人事档案管理工作的有效性得到提升。此外由于人事档案管理工作具有一定参考与借鉴作用，因此档案管理部门的工作人员需要将整理好的档案进行打印，从而留档，便于后期使用。高速发展的信息技术运用在人事档案管理工作中，即可改善传统管理方式中存在的不足，保证档案管理的科学性以及准确性，有可提升档案管理工作质量，对企业发展起到一定推动作用。
(三)构建档案管理机制。为保证企业人事档案管理工作高效开展，企业应当构建人事档案管理机制，用制度规范员工行为，推动人事档案管理工作高效开展。企业在开展档案管理工作时，需要完善自身管理机制，保证在工作中做到有章可循。档案管理部门要想制定出科学管理制度，需要做好两方面工作。首先企业需要积极建立目标责任制。为有效激发人事档案管理人员的工作积极性，企业可针对表现优异的员工给予物质奖励，例如提高薪资待遇等，通过这一方式，从根本上调动员工积极性。其次企业需要构建监督机制。通过有效监督，保证人事档案管理工作开展更加正规与合理。企业通过创新档案管理机制，对档案管理工作进行监督，能够从根本上推动档案管理工作开展。
(四)提高认识档案管理工作标准化、规范化水平。企业在开展人事档案管理工作时，其基础工作内容为档案信息收集与整理，当企业员工出现变化时，需要结合员工实际情况对员工档案进行补充，使得档案内容相对完整。工作人员在做档案归档处理工作时，应当认真审核，避免虚 假信息存在，同时还需要审核档案信息与员工实际信息是否一致。此外工作人员在对档案进行分类时，需要按照分类标准进行分类，便于档案取用以及整理。最后企业应当对当前档案管理制度进行完善，从而保证其规范性，在这一基础上，企业还需要采取奖惩制度，针对档案管理中出现失误的员工需要进行惩罚，针对表现优异的员工，进行奖励。通过这一方式，员工工作积极性被调动，同时还能够保证档案管理工作的规范性。
